Impacto del enfoque sistémico en la gestión organizacional

Este artículo tiene el propósito de reflexionar sobre el Impacto del enfoque sistémico en la gestión organizacional. El enfoque sistémico establece principios que condicionan la gestión organizacional en cualquier sector, sin embargo se aprecia que en el orden teórico y práctico algunos actores involucrados no alcanzan a comprender en su total magnitud lo que significa. 

Es frecuente que en las organizaciones los análisis se centren en las actividades funcionales. Por ejemplo, los departamentos elaboran e implementan procedimientos, manuales, especificaciones, infieren tendencias, pronósticos, plazos, objetivos, sin considerar el impacto de estos en el funcionamiento de otras áreas y procesos.

Para muchos la organización es solo un conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades y autoridad. Esta práctica descarta el despliegue del enfoque sistémico en la gestión de la organización.

La era de los sistemas

Existen dos enfoques conceptuales de la ciencia que han permitido analizar los diferentes sucesos acontecidos en el contexto de la actividad organizacional que prevalecen hasta nuestros días en el análisis y toma de decisiones de la alta dirección de las organizaciones. Uno de ellos expresa que para entender cualquier hecho o actividad, generalmente se ha precedido a su división en partes elementales, aislarlas para estudiarlas y luego volver a rehacer para ver las relaciones entre sus elementos. Esto es lo que constituye un proceso de análisis.

El otro enfoque y es el que la autora de este artículo asume, aparece en la palestra de la historia en 1950, el biólogo alemán Ludwing Von Bertalanffy desarrolla el concepto de sistema, vuelve a las ideas aristotélicas de que el todo es más que la suma de las partes. Un sistema es un conjunto de dos o más elementos interrelacionados entre sí y con el contexto o entorno que los contiene.

Pero el sistema tiene siempre alguna característica, o un modo de comportamiento, diferente del de sus elementos o subsistemas y estructuralmente puede ser divisible, pero funcionalmente, un sistema es indivisible ya que algunas de sus propiedades esenciales se perderían con la división. Las entradas y salidas entre el sistema y el entorno son desiguales y normalmente es de mayor intensidad desde el entorno hacia el sistema que el que va desde ese sistema hacia el entorno. Von Bertalanffy dice que nada existe hasta que no existe un sistema. Con esa afirmación da comienzos, en la denominación del Profesor Russell L. Ackoff, de la Universidad de Pennsylvania, la era de los sistemas.

El sistema de procesos organizacional

Para el análisis organizacional desde la perspectiva sistémica,  se asumirá que “la organización es un conjunto de procesos relacionados (sistema de procesos) entre sí por alguna forma de interacción y con el entorno o contexto que los contiene y sus relaciones determinan el significado alrededor del cual se integran estos, a la vez que estos procesos integrados le aportan sentido a la organización, a través de los productos y servicios que la caracterizan” La realización de productos y servicios en las organizaciones solo es posible por el entramado de procesos que coexisten en ellas. El acercamiento a su concepción nos permitirá profundizar sobre su comportamiento.  A continuación se describen los componentes del sistema abierto de procesos organizacionales.

Entradas: información, energía, materiales, agua, personal, equipos, base reglamentaria, otras.

Proceso: describen las secuencias o pasos de actividades que transforman entradas en salidas.

Salidas: Residuos, emisiones, vibraciones, calor, informaciones, productos y servicios.

Retroalimentación: controla la salida y aumenta la probabilidad de que el sistema sobreviva.

El contexto externo tiene efecto sobre el sistema de procesos organizacionales

El contexto externo tiene efecto sobre el sistema de procesos organizacionales. En el contexto coexisten los clientes, proveedores, corporaciones, gobierno, organizaciones productivas, públicas, sindicales, políticas y otras partes interesadas. Todas ellas demandan y establecen requerimientos a través de las leyes,  decretos leyes, políticas, resoluciones, normas, protocolos y otros documentos regulatorios. Estos requisitos contenidos en esa base reglamentaria, direccionan estos sistemas, es decir, les imponen una camisa de fuerza a la gestión organizacional.

Otra peculiaridad de estos sistemas es que deberán cumplir esos requisitos para mantener el estado de equilibrio ideal y no entrar en conflicto con su entorno. Pero esos requerimientos no permanecen estáticos en el tiempo, son cambiantes. Y como los cambios se producen aleatoriamente, la alta dirección de la organización,  mantendrán una actitud proactiva para modificar oportunamente los procedimientos, métodos, tecnologías y en general los procesos organizacionales que sean necesarios y suficientes para satisfacer las exigencias del contexto y mantener la estabilidad en su gestión.

Si no existe equilibrio en el sistema de procesos organizacional comienzan a revelarse “no conformidades” e “insatisfacciones en las partes interesadas pertinentes”.

Efecto de dependencia entre los procesos

Los procesos se entrelazanpor las interacciones que se producen entre sus interfaces. Por lo tanto son dependientes y un cambio que se produzca en cualquiera de ellos afectará generalmente a los otros procesos con los cuáles interacciona. Este efecto de dependencia explica como los objetivos que se alcancen en el sistema de procesos será consecuencia del grado de armonización entre esas interfaces.

Para el estudio, análisis y gestión del sistema de procesos se realizará la desagregación estructural del proceso en diferentes niveles, de acuerdo a los objetivos previstos: procesos, subprocesos, actividades y tareas por puesto de trabajo. El enfoque de sistema de procesos niega la división funcional en el análisis de estos. Será necesario considerar las interacciones internas y externas que se establecen y las influencias de su entorno. Entonces, en la gestión organizacional el enfoque de sistema de procesos, contrario al funcional, propicia la interrelación y comunicación adecuadas entre las áreas funcionales de la organización y considera las influencias  del contexto que rodea e interviene sobre su comportamiento.

Del estado de equilibrio ideal al estado inestable real

El estado de equilibrio se alcanza intermitentemente y su duración en el tiempo es variable, consecuencia de los cambios acelerados que acontecen hoy. La turbulencia del entorno es de gran magnitud y esta influencia es significativa sobre la duración del estado de equilibrio. Lo más frecuente, en la realidad, será que prevalezca el estado de no equilibrio, es decir un sistema inestable.

La concepción sistémica desarrollada en párrafos anteriores, lleva a afirmar que el sistema de proceso organizacional es inestable, con tendencia a alcanzar el estado de equilibrio ideal para cumplir con los requisitos del contexto, determinado por los intereses de las partes interesadas pertinentes de la organización. Este sistema deberá desarrollar constantemente mecanismos de adaptación continua a los cambios que acontecen en ese entorno en busca del equilibrio. Para alcanzar este propósito deberán ser: flexibles y ágiles para satisfacer unos requisitos cambiantes de las partes interesadas pertinentes.

Los impactos analizados, en este artículo, sobre el enfoque sistémico en la gestión organizacional se resumen a continuación:

• Si la gestión del sistema de procesos organizacional es ineficiente, ineficaz, poco ágil y flexible, las respuestas hay que buscarlas también en el sistema mayor a que pertenece. Los sistemas se analizan no aislándolos sino considerándolos parte del sistema mayor. Todos los sistemas tienen la obligación de servir a los objetivos de los sistemas más grandes, de los que forman parte.  
• El mecanismo de retroalimentación es el que permite la sostenibilidad de la gestión organizacional.
• Gestionar las interfaces que se producen entre los procesos que lo integran es una premisa para analizar el nivel de su integración. La capacidad que tenga la alta dirección de gestionar las desconexiones y fallas que se producen en sus interfaces o agujeros negros contribuirá a maximizar la gestión integrada del proceso. La solución a este comportamiento será la transformación digital y automatización de los procesos.
• La gestión del sistema de procesos organizacional se caracteriza por un estado de equilibrio inestable. Siempre se evidenciarán no conformidades e insatisfacciones en su funcionamiento. Sin embargo, los decisores de la organización deberán disponer de autoridad y de recursos suficientes para minimizar o eliminar los impactos originados por esa inestabilidad en su gestión. El estado de equilibrio es ideal.
• La optimización del sistema de procesos organizacional será el resultado de la capacidad que demuestren los actores involucrados para modificarlo y alcanzar los objetivos previstos. Para alcanzar niveles de optimización óptimos es imprescindible desplegar la agilidad y flexibilidad en la gestión organizacional en función de la adaptación continua a los cambios del entorno, en busca del estado equilibrio.